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CGA

Conditions générales d’achat

1. Objet :
Le présent document a pour objet de définir les exigences qualités applicables aux fournisseurs fournissant un produit ou un service à ERPRO&SPRINT.

2. Domaine d’application :
Ces exigences s’appliquent à tous les fournisseurs d’ERPRO&SPRINT.

3. Documents de référence :
-  Normes ISO 9001 :2015
-  Norme EN 9100 :2016

4. Responsabilité :
Le responsable qualité est responsable de la diffusion et de la vérification de l’application de ce document.

5. Dispositions applicables :

Système qualité :
Erpro&Sprint étant certifiée ISO 9001 et EN 9100, nous demandons à nos fournisseurs de mettre en œuvre un système de management de la qualité conformes aux exigences définies dans le présent document.
Le fournisseur est tenu de prévenir dans les plus brefs délais, toute évolution de son système de management de la qualité.

Commande :
Lors d’une commande, ERPRO&SPRINT communique au fournisseur les exigences concernant les processus, produits ou services devant être fournis.
La revue de contrat doit prendre en compte :

• Les exigences légales et règlementaires applicables
• Les exigences spéciales relatives aux produits
• Les compétences requises à la fabrication du produit
• Les documents spécifiques (Plan, Instruction de travail…)
• Les risques liés aux activités opérationnelles
• Les exigences concernant la libération des produits
• Les rapports de contrôle/capabilité à fournir
• Les exigences relatives à la livraison (délai, lieu de livraison, mode de livraison)
• Les écarts entre les exigences d’une précédente commande
• La communication entre le fournisseur et ERPRO&SPRINT
Le fournisseur doit s’assurer qu’il est apte à répondre aux exigences relatives au produit commandé par ERPRO&SPRINT et d’avoir en sa possession tous les documents permettant l’exécution de la commande.
En cas de modification de la commande, un avenant devra être fait.

Livraison :
La livraison devra être effectuée conformément aux termes et au lieu de livraison indiqués sur le bon de commande avec les documents associés.
Dans tous les cas, un bon de livraison doit être joint à la livraison.
Il peut être demandé à la commande de fournir :

• Un rapport de contrôle
• Une déclaration de conformité selon la norme NFL-00-015C

En cas de retard, le fournisseur/sous-traitant doit prévenir immédiatement ERPRO/SPRINT et indiquer la date prévue de livraison. Les causes du retard devront être identifiées ainsi que les mesures prises pour y remédier.

Emballage :
Les emballages utilisés par le fournisseur/sous-traitant doivent être appropriés à la nature des produits livrés de manière à éviter les dommages et leur détérioration, et être conformes à toutes les réglementations en vigueur.
Le fournisseur/sous-traitant veillera à utiliser des emballages réutilisables ou recyclables afin de limiter le volume des déchets générés par ses livraisons.

Modification :
Si des modifications doivent être apportées au produit, aux procédés, aux fournisseurs et aux installations, le fournisseur/sous-traitant doit obtenir l’approbation d’ERPRO/SPRINT avant tout changement.

Contrôle du produit :
Si un rapport de contrôle est demandé au prestataire externe à la livraison du produit, ERPRO&SPRINT doit communiquer :

-  La quantité de pièce à contrôler (Partielle ou totale)
-  Le plan de contrôle
-  Les tolérances applicables
-  Les côtes critiques
Note : Ces éléments sont à déterminer en fonction des risques identifiés.

Le prestataire externe devra fournir un rapport comportant les éléments suivants :

-  Numéro de commande
-  Référence de la pièce
-  Le mode de prélèvement si applicable
-  La référence du moyen de mesure utilisé
-  Les tolérances applicables
-  Les écarts constatés/Remarque (si applicable)
-  La décision du contrôleur
-  Le nom du contrôleur
-  La date du contrôle
-  La référence du rapport
Le document « PR_MSQ_76_Contrôle » peut être envoyé au prestataire externe.

Produit non-conforme :
En cas de produit non-conforme, le fournisseur/sous-traitant s’engage à en informer ERPRO/SPRINT et à obtenir l’approbation d’ERPRO/SPRINT pour les décisions relatives aux produits non conformes.

Les non conformités détectées lors de la réception des produits achetés si la responsabilité du fournisseur est engagée font l’objet d’identification, d’isolement et d’un traitement par le service Qualité. Une copie sera transmise au responsable du service achats du fournisseur/sous-traitant pour renseignement dans l’attente de la possibilité d’acceptation du produit par dérogation.

Des dérogations par le service utilisateur du produit, peuvent être sollicitées pour la libération de celui-ci si la non-conformité ne présente pas un degré de gravité influant sur la qualité finale des produits.

Dans tous les cas de l’acceptation du produit par dérogation, ou du refus total du produit le fournisseur/sous-traitant doit fournir une analyse des causes et définir les actions immédiates

Sous-traitance :
Les commandes ne pourront être exécutées par un sous-traitant sans l’accord préalable écrit d’ERPRO/SPRINT.
En cas de sous-traitance autorisée, le fournisseur doit s’assurer et vérifier que les exigences d’ERPRO/SPRINT sont répercutées au sous-traitant.

Enregistrement :
Sauf exigence particulière mentionnée à la commande, le fournisseur/sous-traitant s’engage à conserver les enregistrements correspondant à la commande au minimum 5 ans.
L’archivage doit être efficace pour garantir la sécurité, la confidentialité et de sorte qu’ils soient à l’abri des risques de vol, d’indiscrétion, de malveillance ou d’altération quelconques.

Aucun document relatif à la commande ne peut être détruit sans autorisation préalable d’ERPRO&SPRINT.

Droit d’accès :
ERPRO&SPRINT se garde le droit d’accéder, aux locaux, à tout niveau de la chaine d’approvisionnement, concernés par la commande et à tous les enregistrements applicables.

Contrefaçon :
Le fournisseur doit mettre en œuvre un processus permettant de prévenir l’utilisation de pièce contrefaite ou suspecté de l’être dans le produit livré à ERPRO&SPRINT.

Loi applicable :
La commande ainsi que les contrats seront régis et interprétés conformément au droit français.

Sélection et évaluation des fournisseurs :
La consultation des fournisseurs peut être réalisée par le responsable achat, le responsable production, les commerciaux et le responsable qualité.

Lors de cette consultation, le document « HA_QUE_45_Evaluation_Fournisseurs_Et_Sous_Traitant » doit être complété par le fournisseur »

Une fois par an, les fournisseurs présents dans le panel sont évalués par le responsable technique, le responsable des achats et le responsable qualité. En fonction des résultats de l’évaluation, un plan d’action peut être demandé au fournisseur.

ERPRO&SPRINT se garde le droit de réaliser des audits avant la première commande.

Sensibilisation du personnel :
Le fournisseur doit mettre en œuvre un processus permettant de s’assurer que le personnel est sensibilisé à leur contribution à la conformité et à la sécurité du produit et à l’importance d’un comportement éthique.

Audit :
Les fournisseurs peuvent être audité par ERPRO&SPRINT dans le cas :
• D’une première commande
• D’une non-conformité système ou produit
• D’un changement du système qualité

La politique qualité d’ERPRO&SPRINT est disponible sur demande.